KI-gestützt Prozessoptimierung

Prozessautomatisierung mit KI für den Mittelstand

Wenn in einem Unternehmen Prozesse noch immer manuell erfasst werden, geht wertvolle Zeit verloren. Wir verbinden Strategie, Design, Technologie und KI, um wiederkehrende Geschäftsprozesse zu automatisieren – von der ersten Dateneingabe bis hin zur strukturierten Kundenkommunikation. So schaffen wir schlankere Abläufe, DSGVO-konforme Datenflüsse und mehr Freiraum im Team.

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Wo Prozessautomatisierung ansetzt

Warum manuelle Abläufe auf Dauer ausbremsen?

Oft ist es die Summe kleiner Hürden. Daten werden in drei verschiedenen Systemen gesammelt und von Hand in ein viertes übertragen. Anfragen liegen tagelang im Postfach, bevor jemand antwortet. Reports werden wöchentlich manuell zusammengestellt, obwohl die Daten längst digital vorliegen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch echten Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen, die ihre Prozesse längst vernetzt haben.

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Unsere Lösung

Wann ist es Zeit für Automatisierung?

Dateninsel

CRM, ERP und Website sprechen nicht miteinander. Jede Änderung muss doppelt gepflegt werden.

Anfragen-Stau

Kundenanfragen werden manuell sortiert und zugewiesen, obwohl klare Muster erkennbar sind.

Reporting-Aufwand

Kennzahlen müssen mühsam per Hand zusammengetragen werden, statt automatisch verfügbar zu sein.

Transparent und sicher

Datensicherheit und DSGVO-Konformität im Fokus

Automatisierung darf keine Sicherheitslücke öffnen. Wir setzen deshalb auf DSGVO-konforme Schnittstellen, europäische Server-Standorte und sichere Ende-zu-Ende-Prozesse.

Egal, ob Anbindungen über Make, n8n, REST-APIs oder direkte Anbindungen an Systeme wie HubSpot, Salesforce oder SAP. Sensible Unternehmensdaten bleiben geschützt und werden nicht zum Training öffentlicher KI-Systeme genutzt.

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Unser Prozess

Wann ist es Zeit für Automatisierung?

Prozessanalyse

Gemeinsam mit den Fachbereichen ermitteln wir, welche Abläufe sich tatsächlich für eine Automatisierung eignen und wo der größte Hebel liegt.

Konzeption und Systemauswahl

Wir entwerfen die passende Kombination aus KI-Modellen, Schnittstellen und bestehenden Systemen, ohne eine funktionierende Infrastruktur unnötig zu ersetzen.

Umsetzung und Integration

Wir richten Automatisierungen ein und binden sie direkt an bestehende Systeme an, damit Daten fließen können, anstatt sie manuell kopieren zu müssen.

Testing und Übergabe

Vor dem Go-Live testen wir jeden Ablauf mit echten Daten. Am Ende steht eine Übergabe, nach der das Team eigenständig arbeiten kann.

Häufige Fragen

Das Wichtigste kurz erklärz

Was kostet KI-Prozessautomatisierung im Mittelstand?

Erste Projekte zur KI-Prozessautomatisierung und Schnittstellenanbindung starten je nach Umfang typischerweise bei ca. 5.000 bis 15.000 Euro. Der genaue Aufwand hängt von der Anzahl der beteiligten Systeme und den Sicherheitsanforderungen ab. Eine erste Prozessanalyse schafft direkt zu Beginn volle Transparenz über Umfang und Budget.

Sind KI-Automatisierungen DSGVO-konform?

Ja, absolut. Durch den gezielten Einsatz europäischer API-Endpunkte, klarer Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und geschlossener KI-Instanzen stellen wir sicher, dass keine vertraulichen Unternehmens- oder Kundendaten für das Training externer Sprachmodelle verwendet werden.

Ersetzt KI-Automatisierung Mitarbeitende?

Nein, Automatisierung übernimmt wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben. Dadurch entsteht Freiraum für Aufgaben, die echtes Fachwissen, Erfahrung und persönliche Entscheidungen erfordern.

Welche Prozesse eignen sich zuerst?

Am besten eignen sich Abläufe mit hohem Volumen und klaren Regeln, wie die Erstverarbeitung von Formulardaten, das automatische Erfassen von Belegen, die Sortierung von Support-Anfragen oder die Erstellung wiederkehrender Berichte.

Legen wir los